KIAAN DMS
Das DMS der Zukunft.
KI-gestützt. Revisionssicher. Nahtlos integriert. KIAAN DMS versteht Ihre Dokumente, macht sie nutzbar – und bindet sie direkt in Ihre Prozesse in PowerHaus und Karthago ein.
Verträge, Abrechnungen, Schriftverkehr – jederzeit strukturiert, sicher und schnell verfügbar.
Immobilienverwaltungen arbeiten täglich mit großen Dokumentenmengen. KIAAN DMS sorgt dafür, dass diese Informationen sofort auffindbar sind – ohne manuellen Aufwand und ohne Medienbrüche.
KI im Kern
Sparen Sie bis zu 80 % manuelle Arbeit bei der Ablage – durch automatische Klassifizierung und Datenextraktion.
Dokumentenmanagement
Alle Dokumente zentral abgelegt, indexiert und versioniert – jederzeit vollständig durchsuchbar.
Nahtlose Integration
Direkt verbunden mit Ihrem ERP – PowerHaus & Karthago ab 01.07.2026. Kein Systemwechsel, kein Medienbruch.
Chat mit Ihren Dokumenten
Stellen Sie Fragen auf Deutsch und erhalten Sie direkte Antworten aus Ihren Dokumenten – inklusive Quellenangabe.
Individuelle Links
Teilen Sie Dokumente sicher per individuell steuerbarem Link – kontrolliert und nachvollziehbar.
Integriertes Audit-Protokoll
KIAAN DMS protokolliert jede Änderung, jeden Download und jede Neuerstellung von Dokumenten lückenlos. Administratoren behalten jederzeit den Überblick und können die Logs per CSV exportieren.
Jede Funktion, die Ihre Verwaltung schneller macht.
Echte Einblicke in KIAAN DMS – klar strukturiert, intuitiv bedienbar, konsequent auf Effizienz ausgelegt.
Finden, was Sie suchen – in natürlicher Sprache
Stellen Sie Ihre Frage auf Deutsch oder nutzen Sie die klassische Volltextsuche. Filtern Sie nach Objekt und Kategorie – ohne den exakten Dateinamen kennen zu müssen.
Chatten Sie direkt mit Ihren Dokumenten
„Was steht im Reinigungsvertrag zur Kündigungsfrist?" – KIAAN DMS antwortet direkt aus Ihren Unterlagen, mit Quellenangabe. Wissen aus Verträgen wird sofort nutzbar.
Inhalte automatisch ausgelesen – kein Abtippen mehr
KIAAN DMS erkennt Auftragnehmer, Rechnungsnummer, Zeitraum und mehr automatisch. Mit KI-Deepdive analysieren Sie ein Dokument tiefgehend – inkl. Stempelverlauf und Versionierung.
ca. 72 Kategorien – speziell für die Immobilienwirtschaft
Wirtschaftsplan, Betriebskostenabrechnung, SEPA-Mandate & mehr sind vorkonfiguriert. KIAAN DMS klassifiziert neue Dokumente automatisch – eigene Kategorien lassen sich jederzeit ergänzen.
E-Mail-Anhänge verarbeiten sich von selbst
Jedes Postfach erhält eine eigene E-Mail-Adresse. Eingehende Anhänge werden automatisch verarbeitet, klassifiziert und dem richtigen Objekt zugeordnet – ohne manuellen Aufwand, ohne Medienbruch.
Alles unter Kontrolle – in einer Oberfläche
Wählen Sie Ihr passendes Paket
KIAAN DMS erhalten Sie durch den Wechsel in eines der neuen Pakete – als Professional (DMS Pro) oder Enterprise (DMS Max). Wählen Sie Ihr ERP-System und entdecken Sie die passenden Pakete.
Business
Der Einstieg {{ erpBasis }} Basis inkl. Miet- & WEG-Verwaltung*Professional
Beliebteste Wahl {{ erpBasis }} Basis inkl. Miet- & WEG-Verwaltung*Enterprise
Das Maximum {{ erpBasis }} Basis inkl. Miet- & WEG-Verwaltung*KIAAN DMS ist Bestandteil der neuen Pakete – die Freischaltung erfolgt über Aareon im Zuge des Paketwechsels. *Funktionsumfang je nach ERP-System.
In vier Schritten startklar
Den Rest übernehmen wir. Von der Bestellung bis zum einsatzbereiten System begleiten Sie unsere Spezialisten.
{{ step.title }}
{{ step.body }}
Wo liegt der Unterschied?
KIAAN DMS und KIAAN Agent gibt es jeweils als Pro (im Professional-Paket) und Max (im Enterprise-Paket). Der Unterschied liegt im Nutzungskontingent und in der Update-Versorgung.
Pro
Max
Die Nutzung von KIAAN DMS ist nutzungsbasiert: Maßgebliche Einheit ist die Interaktion. Jeder Verarbeitungsschritt – OCR, Klassifizierung, Indexierung, Suche, Chat oder Datenextraktion – zählt einzeln. Ein einzelner Upload kann also mehrere Interaktionen auslösen. Pro stellt 400, Max 800 Interaktionen je 200 Verwaltungseinheiten pro Monat bereit. Das Kontingent gilt portfolioweit; ungenutzte Interaktionen verfallen am Monatsende.
400 Interaktionen entsprechen dem Kontingent von KIAAN DMS Pro je 200 Verwaltungseinheiten. Verbraucht werden sie nicht nur durch Klicks, sondern durch jeden Verarbeitungsschritt – ein einzelner Upload kann z. B. OCR, Klassifizierung und Indexierung umfassen.
Tipp: Für intensive KI-Nutzung – viele Chat-Anfragen oder große Importe – empfiehlt sich KIAAN DMS Max mit 800 Interaktionen je Einheitenpaket. Reicht das Kontingent in einem Monat nicht, lassen sich Zusatzpakete buchen.
Häufige Fragen unserer Kunden
Alles, was Immobilienverwaltungen vor dem Start mit KIAAN DMS wissen möchten – kompakt beantwortet.
Was ist KIAAN DMS?
Für wen ist KIAAN DMS gedacht?
Brauche ich PowerHaus oder Karthago, um zu starten?
Wie wird KIAAN DMS lizenziert und was kostet es?
Was ist eine „Interaktion"?
Wie weit komme ich mit 400 Interaktionen im Monat?
Was passiert, wenn mein Kontingent aufgebraucht ist?
Werden ungenutzte Interaktionen in den nächsten Monat übertragen?
Kann ich zusätzliche Interaktionen hinzubuchen?
Welche Dateiformate werden unterstützt?
Wie funktioniert die automatische Klassifizierung?
Was kann der KI-Chat?
Wie genau sind die KI-Antworten – und was, wenn die KI sich irrt?
Wie funktioniert die Postfach-Automatisierung?
Wie steht es um Datenschutz und Datensicherheit?
Was protokolliert das Audit-Protokoll?
Ersetzt das Audit-Protokoll eine zertifizierte oder rechtssichere Lösung?
Wie viel Speicherplatz ist enthalten?
Welche Verfügbarkeit ist gewährleistet?
Welche Benutzerrollen gibt es?
Werden auch ältere Dokumente importiert?
Wie starte ich mit KIAAN DMS?
Teil des KIAAN-Ökosystems
KIAAN DMS ist ein zentraler Baustein im Aareon IMMOmanagement-Ökosystem. Dokumente werden zur aktiven Wissensquelle – für Prozesse, Mitarbeitende und zukünftige KI-Anwendungen.
Dokumentenmanagement wird zum Wettbewerbsvorteil.